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外教支招,3招 get 英文邮件写作!

来源:作者:大嘴外教 发布时间:2017.06.21

电子邮件是我们常用的沟通工具,但对于第一语言不是英语的人来说,英文邮件写作很有难度。别担心! 外教 Michael 教大家只用3招,轻松 get 此项技能!

 

1.善用“Could you…”“Would you…”

电子邮件与书信、电话都有着共同属性,因此,有时需要规范、严谨、正式的语言,有时则不必遵守那些使用规范。非正式并不意味着不礼貌,但使用礼貌用语总是没错的。因为在电子邮件中,我们只能通过文字沟通,缺乏对话中能直接感受到的语气、声音或手势,此时用太随便的用语,也许会引起对方的歧义,容易被误认为粗鲁。

在用邮件发出指令或者提出问题时,措辞也要慎重。无论是在公司内部还是对外进行商务沟通,多使用“would you...” 或者 “could you...” 这样的礼貌用语,往往可以收到较好的沟通效果。“Do this...”或者 “I want...” 亦或是“You should...”,这些态度比较强硬的语句最好避免在邮件中使用。这些命令式的语言,即使来自于上级,也会让对方,特别是西方人觉得非常不舒服。

 

 

2.善用 Word 附带工具,避免简单错误

在邮件中尽量保持你的语言简洁明了,避免复杂的句子和重复的语言。要知道,大多数想法可以简单地用英语表达,并且这样的表达往往会更清晰。不要怕精炼语言后,对方会不清楚你要表达的全部信息。如果对方需要更多信息,他们会问你的。此外,现有的工具会帮助你。如 Word 里的拼写检查和语法检查,这样可以帮你避免一些简单的错误。

 

3.不要在邮件中问一大堆问题

如果是你为了寻求某些问题的答案而和对方进行邮件沟通,那么在邮件开始,就请简明扼要地提出问题。特别要注意的是,尽量避免在一封电子邮件中问一大堆问题。电子邮件就像一个对话,有一定的来回,因此不必急于把所有的问题一次性抛给对方。如果你问题比较多,先挑选出最重要、最紧急的1-2个询问对方,这样你收到的答案会更明确。你问的问题越多,回答的时间越长,答案就越少。如果你对对方的回答还有疑惑,可以在后续的电子邮件中点出疑点。

写电子邮件是一种技能,当你写的越来越多,你会发现,你的沟通能力会提高。给熟悉的同事、朋友写邮件,是最简单的实践方法。不要被英文电子邮件的吓到,你要知道,在实践之初,每个人都是初学者,而初学者是不用害怕犯错的。

 

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